Soporte Pos Venta en los programas TPV

Una cosa muy importante a la hora de decidirnos por un software TPV para gestionar nuestro negocio es la respuesta que va a tener la empresa que nos lo suministra. No es lo mismo tener un número de teléfono fijo al que podamos llamar que un 902, o peor aún no disponer de un teléfono y tener que ser toda la comunicación vía e-mail por obligación. Generalmente se suele pensar que si el programa tiene un precio interesante es porque luego vamos a tener un coste grande en llamadas a teléfonos de pago. Pero en muchos casos no es así. Existen empresas que la comunicación es directa, con teléfonos fijos y móviles, incluso presenciales. Un ejemplo es TPVinforpyme (961 828 828). Y por otro lado existen empresas que disponen incluso de programas menos flexibles que te obligan a tener contratado un mantenimiento para poder atenderte e incluso las llamadas son a teléfonos con prefijo 902. Dentro de este caso están empresas grandes como por ejemplo Sage (902 425 577).

TPVs: compacto o con torre de ordenador

A la hora de elegir un TPV veremos que existen muchos tipos, pero se pueden dividir en dos grupos: los que son compactos (la pantalla táctil está en la misma pieza que el ordenador) también llamado All-In-One, y por otro lado están los que la pantalla táctil y el ordenador están separados. ¿Cuál elegir? Cada uno tiene sus ventajas. A continuación indicamos las del compacto:

– Menos cables.

– Menos espacio ocupado.

– Estéticamente más bonito.

Y a continuación indicamos las ventajas correspondientes al TPV que divide este aparato en dos (pantalla y ordenador):

– En caso de avería de uno de los dos componentes una de las dos piezas nos sigue valiendo.

– Si queremos mejorar el equipo, por ejemplo el ordenador, simplemente cambiando piezas (RAM, disco duro, etc.) el TPV sigue exactamente igual.

Lectores de código de barras, ¿quién dijo miedo?

A veces creemos que un aparato, por no estar familiarizado con él, va a ser una fuente de problemas, pero todo lo contrario. Con los lectores de códigos de barras (o scanners) ocurre eso, a continuación resolvemos preguntas clave:

1) ¿Cómo instala el lector de código de barras?
No es necesario instalar ningún driver. Un lector de código de barras funciona como un teclado o un ratón, en cuanto se conectan empiezan a funcionar.

2) ¿Qué conexión es la mejor?
Hay que huir de conexiones PS2 o puertos COM, están en desuso y la inmensa mayoría de los ordenadores ya no los tienen, por eso lo mejor es optar por el puerto USB.

3) ¿Autodisparo o pulsador?
Lo mejor es el autodisparo, ya que en cuanto enfocas el scanner al código de barras automáticamente te lo leera. Un buen ejemplo de scanner de este tipo es el Metrologic Voyager. Los que van con pulsador son más incómodos pero igual de eficientes. Un ejemplo es del MaxPOS.

4) ¿Precios?
Los hay desde 40 € hasta 300 €, cuanto más azucar… más dulce. Por 60 € podemos encontrar scanners muy potentes y con grandes prestaciones.

Software para tienda y taller de bicicletas, ¿cuál me puede servir?

A la hora de adquirir un programa para gestionar tu tienda y taller de bicicletas debes de tener en cuenta que cumpla con estas cuatro características fundamentales (a parte de los mínimos exigibles como puede ser la facilidad de manejo y la amigabilidad de uso):

– Emisión de presupuestos de repaciones de las bicicletas que te llevan al taller de forma rápida.
– Gestión de la ficha de tus clientes (e-mail, teléfono, marca y modelo de bicicletas que tienen, etc) para posteriormente estudiarlos de forma sencilla y permitir generar promociones para aumentar las ventas.
– Control de stock de los artículos que tienes en tienda, ya sea de forma manual o mediante un lector de códigos de barras.
– Creación de artículos en los que se pueda indicar marca y proveedor que te las suministra, esto te permitirá sacar informes para la toma de decisiones futuras.

Programas que cumplan con el 100% de lo indicado, y que estén orientados a la gestión de tienda y taller de bicicletas exclusivamente hay pocos en el mercado, entre ellos está TPVinforpyme y Servibikes. La ventaja del primero sobre el segundo es la relación calidad precio, por tan poco es difícil obtener una herramienta más potente.

Como relacionar un programa de TPV con la tienda On-Line

Muchas tiendas disponen hoy en día de una tienda física y otra virtual. Me refiero a pequeñas tiendas que venden en sus establecimientos (ya sean productos o servicios) y que mediante una página web venden también sus productos. Muchos de estas personas desean tener la información de sus ventas centralizadas, ya sea por el stock o ya sea por tener un control monetario de sus ventas.

Para ello tenemos que poner de acuerdo dos entidades que por lo general hablan distintos idiomas, me refiero a la empresa desarrolladora del software de venta (TPV o POS) y a la empresa desarrolladora de la página web de la tienda on-line.

Supongamos un ejemplo, una tienda de bicicletas llamada XYZ tiene en su local un software de gestión, por ejemplo TPVinforpyme, y quiere contratar con otra empresa enfocada en la realización de páginas web (digamos Inkube) su página de venta on-line de productos para la bicicletas.

En este punto el dueño de la tienda tiene que poner en contacto ambas empresas para que se intercambien información. Por lo general la empresa de software para TPV (TPVinforpyme en el ejemplo) pondrá en disposición de Inkube (ejemplo de desarrolladores de páginas web de tiendas on-line) todo el conocimiento necesario sobre la base de datos: acceso, ubicación, tablas, campos, etc. necesarios para su posterior programación. En estos casos lo que se suele hacer es una comunicación mediante FTP para tener actualizada la información.

Decisión sobre las etiquetas

Si tenemos un negocio tipo joyería, tienda de bisuteria, tienda de ropa, etc. sabremos que muchas veces tendremos la necesidad de imprimir nuestras propias etiquetas con nuestros propios códigos de barras internos al no ofrecernos nuestro proveedor dichos soportes. Para ello existen programas dedicados exclusivamente para ello como por ejemplo BarcodLabGen, pero también existen programa TPV que además de ofrecer todas las funcionalidad típicas de un TPV nos permiten la generación automática de dichas etiquetas. Ejemplos de programas TPV que permite esta funcionalidad son TPVinforpyme y Twinjoya. Una vez encontrado el programa correcto, el siguiente paso consiste en elegir el tipo de etiqueta. Existen dos tipos de sistemas de impresión de etiquetas:

Transferencia Térmica (TT):
La impresión con Transferencia Térmica se produce cuando el calor de los cabezales de la impresora se aplica al ribbon. El material de la cinta se transfiere a la etiqueta o papel. Este sistema es menos brusco con los cabezales de la impresora, pues la parte trasera de la cinta ribbon es muy suave y protege los cabezales de la fricción. Además con la impresión por transferencia térmica puede utilizar cualquier tipo de papel, tela y etiquetas tanto normales como térmicas. Así pues, para imprimir las etiquetas por transferencia térmica se requiere del ribbon.

Impresión Térmica Directa (TD):
La impresión Térmica Directa se realiza cuando el cabezal de impresora entra en contacto directo con la etiqueta que está compuesta por papel térmico. Una capa de la etiqueta se vuelve negra conforme se aplica calor. Por ello para este tipo de impresoras térmicas directas no se necesita la cinta ribbon, pero deben utilizarse ineludiblemente etiquetas térmicas o papel térmico. Para su correcto uso y mantenimiento, las etiquetas térmicas (TD) no deben exponerse al sol, focos de luz u otra fuente
de calor, porque se ennegrecen.

TPV para Macs

Muchos comercios últimamente optan por la opción de poner como equipo informático un Mac, debido a la calidad y al buen gusto en su diseño. El problema que tienen estos comercios (tiendas de ropa, peluquerías, etc.) es que existen pocos programas de gestión de puntos de venta para iOS, y los pocos que hay están en inglés porque allí sí que tienen un gran mercado. Uno de ellos es ChekOut, fácil e intuitivo pero poco potente. Otra opción es el LightSpeed, más potente que el anterior pero falto de funcionalidades básicas. Y el gran problema… están en inglés.
Una forma de solucionar este problema es instalar a nuestro Mac un programa que se llama Parallels (es el sistema operativo Windows para Mac). Dentro de esa aplicación se puede instalar programas TPV y funciona exactamente igual que en un ordenador normal con sistema operativo Windows. Existen empresas que se encargan de este tipo de faenas como por ejemplo PlanetMac.
Otras opciones es usar aplicaciones estilo iRdesktop, pero para ello tienes que tener tanto un Mac como un ordenador Windows. Entonces mediante esta aplicación nos podremos conectar al equipo Windows desde nuestro Mac y trabajar via remota. Esta opción es desaconsejable para un TPV pero muy aconsejable para hacer la funcionalidad de Tablets para nuestro negocio.

TPV vs Datafono

Si preguntasemos por la calle que entiende la gente por TPV muchas de ellas lo asociarían al aparato que disponen en las tiendas que les sirve para realizar los pagos con las tarjetas, lo que también se conoce como Datafono. Si bien una buena definición de TPV podría ser la siguiente:

«Dispositivo electrónico y tecnología que ayudan en la tarea de gestión de un establecimiento comercial de venta al público que puede contar con sistemas informáticos especializados mediante una interfaz accesible para los vendedores. Los TPV se componen de una parte hardware (dispositivos físicos: ordenador, pantalla táctil o no táctil, impresora de tickets, cajón portamonedas e incluso lector de código de barras) y otra software (sistema operativo y programa de gestión, como por ejemplo TPVinforpyme, BDP, DunaSoft,…).»

La palabra TPV sería una palabra homónima u homógrafa, es decir, para la misma palabra distintos significados.

Tipico datafono del banco

¿Por qué usar un programa de gestión en una peluquería?

Una peluquería tiene una gran cantidad de tareas y ocupaciones, y lo más importante es dedicarse casi al 100% al cliente, por lo que cualquier otro trabajo debe ser realizado lo más rápido y eficientemente posible.

Un software para la gestión de peluquerías (o TPV) puede ayudarnos a gastar menos tiempo delante del ordenador y usar ese tiempo con el cliente. Y basicamente debe facilitarnos la gestión administrativa y la gestión analítica:

Gestión administrativa

Se trata básicamente de no perder tiempo en la realización de la caja a última hora del día. Hacerlo así retrasa otros trabajos más importante y también nos evitará fallos.

Un buen software de peluquería facilitará el arqueo de efectivo y tarjeta, el control de stock disponible, la realización de copias de seguridad, el estudio del rendimiento de empleados, el estudio de estadísticas, la extracción de datos para el gestor, etc.

Gestión analítica

Teniendo los datos necesarios de los clientes puedes tomar decisiones que te permitan rentabilizar más tu negocio. Hay programas que te avisan de los cumpleaños de tus clientes (una perfecta ocasión para contáctar con ellos y ofrecerles algún regalito o descuento), te avisan de clientes que han dejado de venir durante un rango de tiempo, o clientes que han venido durante los últimos meses antes de finalizar el año para enviarle una felicitación. Lo que se dice exprimir la información al máximo.

Cualquier dato extraído de un programa de gestión puede suponer información muy valiosa para tu local. Estos pueden ser algunos ejemplos:

• Servicios y productos más demandados
• Venta por empleados y sus respectivas comisiones
• Números de clientes diarios
• Días y horas más productivos
• Etc.

Programas indicados

Existen muchos programas de gestión de peluquerías, aunque yo haría hincapié en programas específicos para peluquería (que no sean para cualquier tipo de negocio como pueda ser un bar o una tienda de ropa), que no sea obligatorio contratar un mantenimiento con la empresa instaladora y que esa empresa saque periódicamente actualizaciones con mejoras o que asista anualmente a ferias del sector como el Salón de Madrid. Hay muchas opciones solo hay que buscarlas en internet.

5 Consejos para elegir tu TPV

La importancia en la elección de un TPV (Punto de Venta) reside en el aparato y sobretodo en el programa de gestión. Puedes tener el mejor TPV pero puedes tener también un programa de gestión no acorde a tus necesidades y entonces tendrás un grave problema. Lo ideal es encontrar el programa que mejor se adapte a tu negocio. Si por ejemplo tienes una tienda y taller de bicicletas debes buscar un programa que te permita emitir presupuestos de reparaciones, facturar las ventas realizadas, controlar el stock, etc. Es decir, un programa de venta de ropa no te valdría ya que muchos apartados no los tendrías cubiertos. Por eso tienes que tener en cuenta estos cinco puntos a la hora de elegir el programa:

1. Sencillo de usar. El programa te debe de resultar fácil de manejar, sobretodo en las tareas diarias más comunes. Piensa que, si por ejemplo, tu negocio es una cafetería, la rotación de personal es muy alta por lo que en caso de ser un programa muy complejo vas a perder mucho tiempo explicando el programa cada vez que incorpores un empleado nuevo. Algunos programas requieren poco menos que un master para manejarlos.
2. Rápido.  En el caso de que tengas que realizarle una venta a un cliente debe ser lo más rápido posible y en el menor número de pasos, el tiempo que pierdes con el ordenador puedes invertirlo en dar una mejor atención a tu cliente. ¿Cuántas veces nos hemos marchado de un comercio al ver la cola para pagar?
3. Actualizable. Cada cierto tiempo es necesario que nos pongamos al día, ya que salen cosas nuevas, como por ejemplo cambios de IVAs, paso de tickets a facturas simplificadas, etc. Además si tu proveedor de software te añade mejoras pues mucho mejor. Aún hoy en dia es común ver muchos comercios que todavía tienen programas en MS-DOS  (el sistema operativo anterior a Windows).
4. Configurable. Si te cambias de dirección o te creas una web y quieres que salga en el ticket tiene que poder hacerse sin depender de tu proveedor.
5. Fiable. Debemos de poder hacer copias de seguridad sin muchas complicaciones, y que estas copias de seguridad sean fáciles de reponer en caso de error o problema con el ordenador.

   

   TPV con pantalla táctil, cajon portamonedas, impresora de tickets y lector de código de barras.